Menu
KLANTVERHAAL
Stichting Jeugdbescherming Noord & Veilig Thuis Groningen is een organisatie die zich inzet voor de veiligheid en het welzijn van kinderen en gezinnen in de regio’s Groningen en Drenthe. De organisatie biedt hulp en ondersteuning bij problemen zoals huiselijk geweld, verwaarlozing en kindermishandeling.
Joost Fokken en Michel Moes zijn beide werkzaam als systeembeheerders bij de organisatie en zijn verantwoordelijk voor alles wat met IT te maken heeft. Met slechts twee personen runnen zij de IT-afdeling en bieden zij ondersteuningen aan de circa 265 medewerkers die binnen de organisatie werkzaam zijn. Stichting Jeugdbescherming Noord & Veilig Thuis Groningen was op zoek naar een Device as a Service (DaaS) oplossing voor 250 nieuwe laptops die door de werknemers worden gebruikt. In dit interview vertellen zij meer over de organisatie, wat de uitdagingen waren en waarom ze voor de Device as a Service oplossing van DaaS IT Now, in samenwerking met IT creation, hebben gekozen.
“ICT is de ruggengraat van onze organisatie,” vertelt Joost. “Tegenwoordig moet alles digitaal geregistreerd worden. Dat betekent ook dat onze werknemers te allen tijde toegang moeten hebben tot de systemen. Wij zorgen ervoor dat de systemen altijd blijven draaien en toegankelijk zijn. Daarnaast zorgen wij er ook voor dat medewerkers kunnen telefoneren en videobellen.”
“Met z’n tweeën alles draaiend houden is best wel uitdagend”, zegt Michel. “Want met ICT heb je het vaak heel druk als er een storing is of als er grote veranderingen moeten worden doorgevoerd.” Joost beaamt dit en voegt toe: “Ik heb het een tijd in mijn eentje gedaan. Dat is echt bijna niet te doen. Ik heb toen echt op mijn tenen moeten lopen. Gelukkig is Michel daar later bij gekomen.”
Joost legt uit waarom ze op zoek waren naar een DaaS-oplossing: “We waren vooral op zoek naar een stukje ontzorging. Voorheen hadden we veel verouderde laptops in beheer en kwamen de gebruikers om de haverklap terug met vragen en problemen. Aangezien de meeste werknemers binnen onze organisatie gespecialiseerd zijn in het verlenen van zorg en minder hebben met ICT, betekende dit dat we enorm veel tijd kwijt waren aan het bieden van gebruikersondersteuning. Daarnaast was het best wel uitdagend om 265 medewerkers te ondersteunen in deze situatie omdat we continu bezig waren met het oplossen van problemen.”
“Naast het bieden van support, was het voorheen zo dat wij zelf de laptops repareerden als daar iets stuk aan ging. Ook daar ging veel tijd aan verloren omdat de laptops gedateerd waren. Daarnaast moesten we de apparatuur bij inname zelfs fysiek schoonmaken en controleren of alles nog werkte. Met DaaS IT Now hebben we hier tegenwoordig geen omkijken meer naar”, vult Michel aan.
“Niet alleen zorgt verouderde apparatuur voor een hogere werkdruk op de IT-afdeling, ik denk ook dat er door onze gebruikers wordt ingeleverd op werkvreugde”, vertelt Joost. “Ten eerste is het voor de gebruiker vervelend wanneer je een laptop uit de tas moet halen waarmee je voor schut staat bij de cliënt.”
“Ten tweede hebben we een tekort aan medewerkers in de jeugdzorg. Als apparatuur niet goed werkt, brengt dat veel frustratie zich mee. Bied je verouderde apparatuur aan jouw werknemers? Dan zou dat zeker mee kunnen wegen in de keuze of je blijft werken bij je werkgever, zeker als je ergens anders wel goede apparatuur tot je beschikking krijgt. Kortom, het beschikbaar stellen van een moderne laptop voorkomt frustratie bij gebruikers en kan zelfs leiden tot meer werkvreugde en het behoud van werknemers”, benadrukt Joost.
“In de uitvraag hebben we specificaties opgegeven waar de laptop minimaal aan moest voldoen. Een voor ICT-normen ongebruikelijke hoofdeis was dat het lichtgewicht laptops moesten zijn. De laptops die wij voorheen hadden wogen ongeveer tweeënhalve kilo. Aangezien veel van onze medewerkers mobiel werken, was het gewicht van de laptop de meest gehoorde klacht. Daarom moest de nieuwe laptop licht zijn”, vertelt Michel.
“Ook heeft IT creation ons goed geholpen bij het selecteren van de juiste laptops. De werkzaamheden die onze werknemers dagelijks uitvoeren op de laptop eisen niet veel van de hardware. Waar andere aanbieders een zwaardere processor adviseerden, heeft IT creation werkelijk geluisterd naar de wensen en behoeften wat onder aan de streep resulteerde in een interessante maandprijs”, gaat Joost verder.
Michel vervolgt zijn toelichting: “Wat we ook merkten is dat het fijn is om te sparren met een organisatie die veel diepgang heeft op het gebied van oplossingen. Zo is IT creation Titanium Partner van Dell Technologies in Nederland. Dan mag je er vanuit gaan dat zij van de hoed en de rand weet om tot de perfecte keuze te komen zonder dat je er zelf al te veel tijd en energie aan kwijt bent. En achteraf is dat de juiste keuze in combinatie met de voorgestelde DaaS IT Now oplossing en de gekozen zakelijke Dell laptops.”
“Wat ik erg fijn vind aan DaaS IT Now is dat we tegen een gelijkblijvend maandbedrag de zekerheid hebben dat we na een vooraf overeengekomen periode weer over nieuwe apparatuur kunnen beschikken, zonder dat daar extra budget voor vrijgemaakt hoeft te worden.”
“Aangezien we in een non-profitorganisatie werken, besteden we het geld het liefst aan de zorg en nemen we medewerkers aan om de hoge case-load te verlagen. In de oude situatie waren we geneigd om heel lang met apparatuur te doen en daarmee de investering in nieuwe apparatuur uit te stellen en daarmee geld te besparen. Toch mogen de nadelige gevolgen hiervan niet onderschat worden, zoals de tijd en kosten die gemoeid zijn met het oplossen van problemen door verouderde hardware”, vertelt Joost.
“Wat ik erg fijn vind aan DaaS IT Now is dat we tegen een gelijkblijvend maandbedrag de zekerheid hebben dat we na een vooraf overeengekomen periode weer over nieuwe apparatuur kunnen beschikken, zonder dat daar extra budget voor vrijgemaakt dient te worden. Dit geeft ons als IT-afdeling veel meer zekerheid dat we onze systemen werkend en alle gebruikers tevreden kunnen houden.”
“Tot slot kampten we in de coronatijd met de uitlevering van de laptops en stelden we onszelf de vraag: ‘Hoe lever je 250 laptops uit aan medewerkers die niet op kantoor mogen komen in verband met corona?’ Als één van ons corona heeft dan is de kans groot dat wij iedereen besmetten. Op dat moment zou de hele organisatie plat kunnen komen te liggen. Dat was één van de pluspunten waar we bij DaaS IT Now op uitkwamen, het thuis laten bezorgen van de apparatuur. Daarnaast heeft Dell de mogelijkheid geboden dat de monteur bij mensen thuis kon komen voor eventuele reparaties. Dus wij waren wat dat betreft corona-proof voor zowel de het uitleveren als het onderhouden van de laptops”, vertelt Michel.
“Data security is een hot item binnen onze organisatie. We hebben in ons vakgebied namelijk te maken met veel privacygevoelige gegevens. Het mag absoluut niet voorkomen dat gegevens van Veilig Thuis Groningen terechtkomen bij Jeugdbescherming Noord of andersom, terwijl de laptops wel door beide organisaties gebruikt kunnen worden. Daarom is het voor ons van belang dat deze data na gebruik gecertificeerd wordt verwijderd. Met DaaS IT Now hebben we een partij in de arm genomen waarbij we gewoon zeker weten dat het goed gebeurt omdat zij over alle benodigde certificeringen beschikken. Al deze punten bij elkaar opgesomd maakt ons een zeer tevreden afnemer van DaaS IT Now”, vertelt Joost tenslotte met een glimlach.
We staan u graag te woord. Wij zijn op werkdagen telefonisch of per mail bereikbaar tussen 8.30 en 17.00.
Bel ons gerust.
Stuur een e-mail.
